寫好會議通知的“加減乘除法”
發(fā)布日期:2019/10/10 10:53:00 | 瀏覽次數(shù):12317 來源:黃亮/集團辦公室
寫好會議通知，要用好“全”的加法，做到要素齊全；用好“精”的減法，做到簡潔明了；用好“快”的乘法，做到高質(zhì)高效；用好“粗”的除法，做到杜絕差錯。
在企業(yè)特別是國有企業(yè)日常經(jīng)營中，通知的使用頻率很高，其中會議通知是最常見的。因此，起草好會議通知是基層職場人員，特別是文字工作人員的必備技能。這里結(jié)合工作實踐，談?wù)勅绾芜\用“加減乘除”起草好會議通知。
做好“全”的加法
會議通知的要素必須齊全，否則就會影響通知內(nèi)容的傳達和執(zhí)行。應(yīng)特別注意以下幾個方面：一是標題由發(fā)文單位名稱、會議名稱與“通知”組成，會議名稱可以根據(jù)會議主題和參會人員確定。例如，《公司關(guān)于召開上半年經(jīng)濟運行分析會的通知》《公司黨委關(guān)于召開領(lǐng)導(dǎo)班子民主生活會的通知》等。二是會議通知正文的要素須齊全，一般應(yīng)具備決定召開會議的單位、會議名稱、會議時間、會議地點、會議內(nèi)容、與會人員、參加人數(shù)、會議著裝、聯(lián)系人、聯(lián)系電話、所需材料、會議報名回執(zhí)以及其他要求等；組織視頻、電話類的會議通知還要寫明云會議室號、連接調(diào)試時間等內(nèi)容。
做好“精”的減法
會議通知要求表達清晰簡潔、篇幅短小精悍。如，會議通知正文的開頭可以是“公司定于2019年×月×日上午召開××工作會議，會期半天，現(xiàn)將有關(guān)事項通知如下”，沒有多余煩冗的陳述，言簡意賅。通知內(nèi)容不引申、不議論、不展開，一般不分層次表述，切忌長篇大論。在起草時要有“精”的意識，去掉不必要的表述，只須用最簡練的語言寫清楚會議要素即可。
做好“快”的乘法
會議通知時效性要求高，起草者要本著高質(zhì)高效的原則，出手“又快又好”。如果是針對突發(fā)事件事故、重要工作事項召開的會議，更是對“快”提出了很高的要求。一般這樣的會議通知標題可寫為：《公司關(guān)于召開××會議的緊急通知》，緊急程度可根據(jù)實際情況標明“特急”或“加急”。除了標題“快”，內(nèi)容也要“快”，這就要求起草者業(yè)務(wù)素質(zhì)過硬，接到起草任務(wù)能夠快速理清思路，要素不清晰不齊全的及時溝通，落筆時就已心中有數(shù)、胸有成竹。另外，“快”也要求起草者有較強的文字功底，平日多起草各種文書，多寫多練，熟能生巧，信手拈來。
做好“粗”的除法
“一字入公文，九牛拔不出。”起草會議通知必須有如履薄冰、慎之又慎的態(tài)度，最忌粗枝大葉、馬馬虎虎。特別是會議時間、會議內(nèi)容這兩個最核心的要素，起草前要反復(fù)確認。必須注重細節(jié)，每個環(huán)節(jié)都要考慮清楚，有無發(fā)言PPT、是否有發(fā)言時限要求、是否需要統(tǒng)一著裝等，都要言簡意賅地表述清楚。起草完畢后，要反復(fù)校對，確保無一處差錯、無一處含糊。值得一提的是，衡量一個會議通知草擬水平如何，關(guān)鍵看通知發(fā)出后，有無人員來詢問會議情況，如有，則可能是會議通知有事項遺漏未寫全或通知表達不清楚、有歧義，存在疑問的地方，這是我們需要防范杜絕的情況。